На своєму особистому досвіді я випробувала майже всі класичні методи і стратегії тайм-менеджменту, результат, звісно, був, але якість життя страждала. Кількість завдань дедалі збільшувалася, і стандартні методики не рятували, тому що в добі обмежена кількість часу.
А потім, я познайомилася з Кевіном Крузом і його колосальним дослідженням з вивчення звичок успішних людей: мільярдерів, олімпійських чемпіонів і підприємців.
“Ключ до дійсно ефективного управління часом і продуктивністю криється не в техніках і тактиках, а в зміні мислення. Не потрібно намагатися дотримуватися порад і намагатися підлаштуватися під чиюсь методику – треба змінитися самому!” – одна з його улюблених цитат.
Успішні люди ставляться до часу по-іншому, не як середньостатистична людина. Вони не складають to-do листів і не планують займатися спортом з понеділка. Час наш спільний найменший знаменник. У нас у добі 1440 хвилин. Так, звісно, ви скажете, що час для вас важливий, ви ж читаєте цю статтю, але чи живете ви за цим принципом? Давайте подивимося, де ж нам знайти цей час і як нам слід думати, щоб встигати робити те, що для нас важливо.
Проблема № 1: Є хвилинка? – це питання, я думаю, ви отримуєте десяток разів на день. Звісно, хвилиною не закінчувалося жодне обговорення, і вивтрачали до 10 хвилин часу, а іноді й більше. Десяток таких хвилинок і ви втратили півтори години!
Рішення: Як я боролася зі «злодіями» часу, здебільшого, це мої інтерни… Коли вони підходили до мене із запитанням, я запитувала, чи зможуть вони вкластися в одну хвилину, якщо зможуть – тоді ми обговорювали те питання, яке їх зацікавило, якщо ні, тоді призначали мітинг. Через якийсь час, коли люди приходили до мене, бачили цей плакат і говорили: «Знаєш, а це почекає до понеділка до мітингу!»
Визначення найважливішого завдання (Most Important Task)
Дослідження, проведені американськими психологами, спільно з Терезою Хофф Макан, новаторкою у сфері управління часом, свідчать про те, що, крім підвищення продуктивності, наявність щоденної найважливішої мети дає змогу підвищити рівень енергії та щастя від її реалізації. Ваша мета має бути конкретною і вимірною. Наприклад, «скинути зайву вагу», має трансформуватися в «скинути 2 кг на тиждень».
“Якщо ви хочете створювати чудові програмні продукти, ви маєте витрачати на це щонайменше 50% свого робочого часу. Не відволікатися на різного роду виступи та зустрічі, якщо тільки вони не обіцяють вам принести конкретну перевагу” – Стів Возняк.
А тепер, давайте подивимося, де взяти цей час. У більшості людей пікові активності відбуваються в перші дві години після того, як ви остаточно прокинулися, я зауважте не наполягаю, що це має бути 6 ранку! Про це можна почитати в Natural Science Review британської асоціації психологів і психотерапевтів, які проводили це дослідження протягом 30-ти років. Одна з найсумніших помилок управління часом полягає в тому, що ми витрачаємо дві найпродуктивніші години протягом дня на речі, які не потребують великих когнітивних зусиль, наприклад, перевірка електронної пошти, Facebook та інші соціальні мережі, Youtube та інше.
Проблема № 2: Чому ми так чинимо? Тому що наша свідомість отримує задоволення від виконання завдань, тому ми з легкістю обираємо завдання, які не вимагають серйозних зусиль, і до 11:00 ми зробили 50 штук і говоримо собі: «Який я молодець!»
Рішення: Виділіть ранок на роботу з пріоритетним завданням, завданням номер один – те, що важливе для вас із різних причин: self-improvement, професійного challenge, research нового фреймворка тощо. Займайтеся цим поки решта світу спить, не відволікайтеся на пошту, смс і сторонні справи. Почніть із креативної роботи, всю реактивну залишайте на потім!
Проблема № 3: Почніть робити! 
Як ви думаєте, Білл Гейтс складає to-do листи? Ранжує їх за пріоритетами? Потім заглядає в блокнот і запитує себе: «А щоб мені зробити далі?». Я вас запевняю – це не так. Списки справ найчастіше нагадують списки побажань, питання, які потрібно вирішити без чіткого плану. Основними недоліками є відсутність тривалості завдання та терміновості, а також поява стресу, коли ми аналізуємо кількість цих завдань.
Рішення: Успішні люди складають не списки, вони складають щоденні плани справ. Якщо ви хочете, щоб щось було зроблено – заплануйте це на конкретний час. Використовуйте це не тільки для запланованих зустрічей, а й для перевірки пошти, тренувань, ланчу тощо. Плануйте важливі активності в першій половині дня. Як би не планували, у нас неминуче виникатимуть непередбачувані справи в другій половині дня – це життя. Не скасовуйте справи, а переносьте!
Джефф Вейнер, голова LinkedIn, у своєму блозі написав, що він обов’язково включає до свого щоденного плану блоки буферного часу, приблизно 30 хвилин на день – перерви, де ви можете обміркувати свої ідеї або просто перемкнутися, або зустрінеться за ланчем із другом, якого давно не бачив.
Проблема № 4: Як визволити свій мозок? 
Ще 2006 року на одному інтерв’ю у Річарда Бренсона запитали, які речі він завжди бере з собою в подорож. Він відповів, що найважливіша річ, яку він завжди носить із собою, – це маленька записна книжка, яка поміщається в кишені. Що він би ніколи не побудував Virgin Group без цього маленького блокнота.
Рішення: Якщо у вас з’являється ідея – запишіть її, завтра ви можете про неї не згадати. Колись, тому ж Річарду Бренсону спала на думку нова бізнес-модель, і в нього не виявилося блокнота, і він накидав її знаєте, де? У паспорті. Що ви оберете, блокнот Moleskine чи систему планування, як Bullet Journal не важливо, головне, щоб блокнот для ідей був завжди під рукою.
Проблема № 5: Одне коротке слово…Або як навчитися говорити «Ні»? Тут я не буду багато говорити, просто наведу кілька цитат.
«Фокусуватися – значить казати “ні”» – Стів Джобс
«Різниця між успішними і дуже успішними людьми полягає в тому, що дуже успішні люди майже завжди кажуть “ні”» – Воррен Баффет
Рішення: Дивіться, кожне “Так”, це “Ні” чомусь іншому. Погоджуючись робити те, що вам нецікаво і безперспективно – ви віддаляєтеся від більш значущих і корисних справ.
Як висновок можна виділити кілька hints про те, як зробити вашу систему тайм-менеджменту структурною і продуктивною.
- Записуйте ідеї. Це може бути рукописний або друкований, якщо ви користуєтеся електронним планувальником. Не намагайтеся все тримати в голові! Ця звичка підвищить
вашу ефективність, тому що ви перестанете забувати важливі речі. - Використовуйте календар – планувальник. Не використовуйте список справ. Пам’ятайте про найважливіше завдання на цей день і розплануйте час. Використовуйте теми дня, як я, наприклад: середа – день написання тренінгів. Завдяки цьому ви витрачаєте 20% зусиль і отримуєте 80% результату.
- Будьте сконцентровані. Дійте проактивно, не реагуйте на зовнішні стимули і фразу «Чи є хвилинка?» Пам’ятайте, що за перемикання і відрив від виконуваного завдання ви платите Switch Cost – втрату концентрації уваги на 15-20 хвилин і занурення назад у цю ж тематику.
Ця система була зі мною протягом останнього року і дала мені змогу підвищити відсоток виконуваності справ і завдань до 89%. Однак, у цієї системи теж є недоліки, наприклад, не завжди ви маєте натхнення зранку робити креативну роботу або не всі справи можна перенести без шкоди для себе чи інших, а також низка інших. Зараз я розвиваю в собі нову систему тайм менеджменту, про яку напишу в моїй наступній статті.