Як уникнути помилок?

1. Не кликати занадто багато людей.

Коли присутніх занадто багато, часто страждає ефективність мітингів. Що більше людей, то більше буде затримок, галасу і непорозумінь.

2. Не роздувати порядок денний.

Щоб люди могли зосередитися на обговорюваних проблемах, потрібно не розпорошуватися. На порядку денному має бути не більше трьох пунктів, інакше є ризик втратити фокус і відволіктися на малозначні речі.

3. Не затягувати мітинг.

Мітинги мають бути короткими і найефективніші, якщо тривають не довше 30 хвилин. Це зумовлено тривалістю концентрації уваги та психічною витривалістю людини.

Оперативний мітинг вирізняється такими характеристиками:

• Тривалість десять-п’ятнадцять хвилин.
• Проводиться в один і той самий час щодня (або через день).
• Починається і закінчується вчасно.
• Проводиться вранці.
• Проводиться в одному і тому ж місці.
• Беруть участь одні й ті самі люди.
• Потрібна обов’язкова присутність усіх: якщо людина не може бути присутньою особисто, вона бере участь дистанційно.

Кожен мітинг повинен містити:

• Мету.

Перед тим, як призначити зустріч, ви маєте чітко розуміти мету запланованого заходу. Запитайте себе: “Яка мета зустрічі?”, “Яку проблему або питання я намагаюся розв’язати?”, “Кого мені потрібно буде запросити на цей захід, щоб опрацювати це питання?”.

• План (порядок денний).

У вас є мета – чудово! Тепер настав час створити план зустрічі, в якому потрібно відобразити суть питання і ваше бачення бажаного результату.

• Підсумок (резюме).

Третій, але не менш важливий фактор будь-якої продуктивної комунікації – це підбиття підсумків, супроводжуване кроками і діями, які необхідно здійснити у відповідь на розв’язання питань, порушених у заході, нараді, мітингу.