Як виявити проблеми з мітингами і як з ними впоратися?

Ваша команда в зоні ризику?

Проблеми виникають, коли зустрічі призначають і проводять, не зважаючи на шкоду колективного та індивідуального робочого часу: фахівців просто змушують жертвувати справами. За результатами дослідження за участю 200 топ-менеджерів з різних галузей, лише 17% зазначили, що в їхній компанії загалом на зустрічах робочий час використовується продуктивно.

Загальна втрата часу.

Є компанії, де мітинги проводяться нечасто, але неефективно. Продуктивність командної роботи та якість взаємодії падають через порожні зустрічі. Таку ситуацію відзначили 36% керівників.

Колективна втрата часу.

У деяких компаніях мітинги проводяться на належному рівні, їх можна вважати раціональними з точки зору колективного робочого часу. Але їх призначають занадто багато, і часто тоді, коли людина занурена в роботу. 23% опитаних топ-менеджерів зазначили, що це їхній випадок.

5 базових принципів

Зібрати всі дані.

Щоб зрозуміти, як мітинги впливають на групу, отримайте відгуки від усіх учасників. Це допоможе оцінити масштаб проблеми, дізнатися, наскільки велике неприйняття і який обсяг роботи не виконується протягом дня через зустрічі.

Разом проаналізувати інформацію.

Зібратися всією групою, щоб проаналізувати відповіді та зрозуміти, що ефективно, а що ні. Результати опитування чи інтерв’ю треба обговорювати відкрито, але без критики та оцінок.

Поставити мету, важливу для кожного і для групи.

Коли з колективної ініціативи виникає особиста користь, це дуже мотивує. Наприклад, щотижня виділяти час, коли фахівці можуть повністю зосередитися на своєму завданні в офісі або вдома. Це трохи розвантажить графік і послужить стимулом відмінно попрацювати в цей час.

Встановити критерії та відстежувати прогрес.

Важливо постійно оцінювати й обговорювати конкретні, вимірювані кроки. Маленькі, але реальні успіхи стають приводом для гордості. Маленькі невдачі – привід засвоїти уроки і скоригувати дії.

Регулярно проводьте “розбір польотів”.

Запитуйте думку фахівців про минулі наради і робочий процес загалом. Розчарування і невдоволення – сигнали, що все повертається на круги своя. Зміна правил і звичок потребує часу: для збереження імпульсу потрібно постійно підтримувати контакт і проявляти увагу.