Time management – це мій main skill… Я лягаю і прокидаюся з думкою, як все встигнути. Якийсь час я відкладала написання цієї статті, про те, що всім відомо – писати не хотілося, а більш ефективні методики – вимагають глибоких трансформацій розуміння свого часу. Однак потім я проаналізувала, як я прийшла до цього розуміння для себе, і зрозуміла, що без проходження через усі етапи time management – не буде результату.
Базовими основами управління часом є планування та пріоритезація, деякі автори додають до цього списку багатозадачність, якій я присвячу окремий пост.
Починала я так… Як і всі люди, які схильні думати, що існує якась унікальна система чи таємні техніки, які дозволять мені значно збільшити продуктивність і додати кілька зайвих годин. Ефективні, а це – правильно сплановані та організовані, а також пріоритезовані задачі, дадуть мені змогу досягти цієї мети – переробити ВСІ справи та приділити час УСЬОМУ, що для мене важливо.
Що ж нам пропонують класичні методики time management.
ToDo lists
Класичний підхід: запишіть усі свої справи і стежте за їх виконанням. Кількість «галочок» у виконаних справах дає змогу почуватися успішними. Хтось робить це по-старому на папірці або блокноті, хтось користується сучасними технологіями. Існує величезна безліч додатків як desktop, так і мобільних, які дають змогу це зробити. Від досить простих і безкоштовних, як Wunderlist, який найближчим часом замінить новий сервіс від Microsoft To-Do, до більш великовагових і вже частково не безкоштовних, як Trello або Asana.
У чому недоліки ToDo lists:
- не розрізняються завдання, які вимагають виконання кількох хвилин, а які вимагають багатогодинної роботи. Ви дивитеся і думаєте, а чим би мені зайнятися тепер і підсвідомо обираєте найлегше і найшвидше.
- списки справ заохочують вас займатися терміновими, а не важливими питаннями, я, наприклад, зіткнулася з тим, що «зробити дитячий альбом» у мене висить у списку завдань другий рік.
50% пунктів зі списку справ виконуються протягом одного дня, так говорить нам The Busy Person Guide.
- списки викликають непотрібний стрес. Звісно, складання списку справ допомагає нам систематизувати і запам’ятати, але перелік невиконаних завдань слугує нам нагадуванням про те, як багато нам потрібно зробити і як мало ми просунулися у виконанні.
Це називається ефектом Зейгарник – психологічний ефект, коли незавершені справи запам’ятовуються краще, ніж завершені, і можуть спричинити нав’язливі та неконтрольовані думки.
Тепер поговоримо про пріоритезацію… Класичним підходом до пріоритезації є матриця Ейзенхауера. Ця відома матриця складається з чотирьох квадрантів (важливо, терміново, не важливо і не терміново). Як правильно ділити свої завдання чи справи? Є кілька критеріїв, згідно з якими можна легко розділити весь список своїх справ.
- Для першого квадранта Важливо і Терміново вам просто необхідно відповісти на запитання: Чи віддалить вас невиконання цієї справи від досягнення ваших довгострокових цілей і планів? Прикладом можуть бути втрачені шанси на підвищення або на відкриття своєї справи. Якщо відповідь ствердна, тоді це завдання з цього квадранта. Або ж: Чи вплине невиконання цієї справи на ваш фізіологічний стан?
Для другого квадранта Важливо і Не терміново, вам необхідно дотримуватися твердження: Якщо ви не приділите уваги цим справам, чи можуть вони перекочувати до квадранта Важливі і Термінові? Основна мета – не допустити цього. Прикладом може бути робота, виконана достроково, але неостаточно перевірена.- Для третього квадранта Не терміново і Важливо, вам необхідно для себе відповісти на два запитання: Наскільки це заощадить вам ресурси, якщо ви зробите цю справу? або Наскільки це допоможе наблизити вас до ваших цілей? Прикладами можуть бути знижки в магазині або перспективи співпраці.
- Для четвертого квадранта Не терміново і Не важливо, завдання можна розділити на справи, пов’язані з вашим комфортом і розваги. Різні покупки, зустрічі з друзями та інше.
Для того, щоб правильно побудувати матрицю Ейзенхауера, для списку справ близько 20 штук – вам знадобиться 20 хвилин часу і це щодня.
У чому недоліки матриці Ейзенхауера:
- ваша матриця і матриця вашого керівника, що він від вас очікує, може відрізнятись і навіть істотно.
- це інструмент щоденного планування і його важко використовувати для довгострокових планів і цілей.
- для деяких завдань важко однозначно вибрати квадрант.
Дотримання будь-якої з перелічених технік тайм-менеджменту змушує нас перебудовуватися: бути самодисциплінованими (для планування та складання to-do аркушів) і далекоглядними (під час пріоритезації). При цьому втрачається гнучкість нашого графіка, за відсутності якої дуже легко відчути себе «галочковим маніяком», коли ми отримуємо задоволення не від якісно та вчасно виконаної роботи, а від того, що ми заповнили «галочками» весь список, байдуже при цьому, як ми цю роботу зробили.