“Планувати – це нудно”, “Навіщо все планувати, якщо я і так все пам’ятаю”. Такі фрази нерідко лунають від людей, які ще не дізналися всіх переваг планування.
Планування – норма будь-якої діяльності, яка необхідна для передбачення майбутньої ситуації та для ефективного досягнення мети. Процес планування пов’язаний з аналізом та ухваленням рішень і потребує часу та розумових зусиль. Час – особливий непоправний вид ресурсів.
Концептуально можна виокремити 2 напрями планування – прямий і зворотний.
Пряме планування
Це визначення послідовних кроків дій у напрямку мети. Тобто ми починаємо планувати виходячи з того, де ми перебуваємо зараз і що потрібно зробити далі.
Зворотне планування
Процес іде у зворотному напрямку – від мети до поточного стану.
Виходячи з того, де ви хочете опинитися, визначається те і тільки те, що потрібно зробити для досягнення мети. Послідовно плануючи дії від мети, шанс заплутатися, і випустити щось важливе з уваги, стає набагато меншим. Зворотне планування дає змогу ефективно концентруватися на виконанні дій, орієнтованих на досягнення мети. При зворотному плануванні зменшується невизначеність.
Крок 1 – Мета
Будь-яке планування починається з визначення мети. Нам потрібно вибудувати конкретний процес роботи, а для цього потрібно розуміти, навіщо робота виконується. Будь-яка дія повинна мати, і найімовірніше має, якусь мету. Навіть якщо ви нічого не робите і просто байдикуєте, тут теж є певна мета. Відпочинок і отримання задоволення це теж дуже навіть цілі. Мета може бути простою, або розгалуженою і складатися з послідовності, або цілого дерева цілей. Для прикладу зупинимося на простій меті – Підготувати звіт.
Чи достатньо цього визначення мети? Швидше за все ні. Незрозуміло коли потрібно його виконати і які вимоги до звіту.
Крок 2 – конкретизуйте мету
Щоб зворотне планування процесу роботи спрацювало, мета має бути зрозумілою з точки зору термінів досягнення і вимог. Тож, мета – підготувати звіт із продажів до п’ятниці. Вимоги до звіту:
- Звіт має містити в собі дані з продажу в натуральному (штуках) і фінансовому вираженні.
- Звіт має охоплювати всі продукти, які ми продаємо.
- Горизонт звіту – 1 місяць, січень цього року.
- Крок звіту – 1 день.
- У звіті має бути видно піки продажів і їхні причини.
- Формат звіту – електронний документ Excel.
Крок 3 – складіть список подій у зворотному порядку
Подія – це результат виконання завдання. Тобто фактично, ви ще плануєте і завдання для досягнення мети. Зворотний порядок означає те, що події необхідно розписувати в тому порядку, як вони відбуваються від кінця, тобто мети, до початку, тобто до того, де ви перебуваєте зараз. Наш приклад:
- Звіт прийнятий керівником.
- Звіт надіслано керівнику.
- Звіт перевірено перед відправленням.
- Дані занесені у форму.
- Дані оброблено.
- Дані отримано.
- Готова форма звіту.
- Запит даних надіслано.
- Отримано контакти співробітників для запиту даних.
- Зрозуміло, у кого можна отримати дані.
- Готовий список даних і вимог до них.
Крок 4 – список завдань
Ось тепер можна скласти список завдань, який необхідно виконати для того, щоб події стали реальністю, а мета стала досягнута. Для цього, найпростіше, поставити запитання “Що потрібно зробити, щоб … сталося?”. Таким чином, послідовно, крок за кроком, ви складете список конкретних справ, які приведуть до мети. Наприклад:
- Запитати в керівника, чи прийнятий звіт.
- Надіслати звіт електронною поштою.
- Перевірити звіт перед відправленням.
- Внести дані у форму звіту.
- Підготувати дані для занесення у форму.
- Проконтролювати надання даних у встановлений термін.
- Підготувати форму звіту.
- Надіслати запит даних відповідальним співробітникам.
- Отримати список співробітників, які можуть надати дані та їхні контакти.
- Дізнатися у Х у кого можна отримати дані.
- Підготувати список необхідних даних і вимог до них.
Крок 5 – перевірте ключові фактори успіху
Незважаючи на “гучну” назву, ключові фактори успіху в даному розрізі, це досить просто. Сенс у тому, щоб зрозуміти – які чинники важливі для виконання кожного завдання. Як правило, до таких факторів належить наявність тих чи інших ресурсів: час, інформація, матеріали, гроші тощо. Крім того, виконання деяких завдань зі списку, саме по собі забезпечує фактори успіху і є критичним для подальших дій. Наприклад, ви не можете внести дані у форму доти, доки ці самі дані не отримаєте. Тож “наявність даних”, є ключовим фактором успіху.