Правила ефективних нарад

Зрозумійте – і прийміть – той факт, що ви, найімовірніше, не так добре проводите наради, як вам здається. Факти свідчать про те, що ми з великою ймовірністю переоцінюємо свої здібності, і прийняття цієї реальності є ключем до самоусвідомлення та самовдосконалення.
Враховуючи, що ми напевно переоцінюємо свої здібності, розберіться в тому, наскільки добре насправді ви керуєте мітингами. Як інші учасники поводяться на нараді? Чи мають місце сторонні розмови? Можливо, люди більше дивляться в смартфони, ніж на промовців?
Щоб створити позитивний настрій і позитивний досвід для учасників керівник має свідомо зробити так, щоб учасники переключилися з того, чим вони займалися до наради, на саму нараду.

Інструмент мітингів у форматі фасилітації

Слідкуйте за часом і ефективно регулюйте темп мітингу, беручи до уваги загальний порядок денний. Будьте готові зробити перерву, якщо є потреба перегрупуватися або якщо видно, що сили учасників закінчуються.
Під час вирішення питань, які справді потребують ґрунтовного обговорення, не поспішайте.
Умійте розпізнати ситуацію, коли порушене питання має сенс перенести на інший мітинг.
Утримуйте дискусію в руслі (наприклад, вчасно помічайте, коли розмова йде вбік, і повертайте її на місце).

Будьте зразком активного слухання, коли інші виступають (наприклад, намагайтеся вникнути в те, що говорять інші люди). Ставте правильні запитання, щоб краще зрозуміти висловлювані ідеї.
Прояснюйте і резюмуйте поточний стан речей та ідеї, запропоновані іншими учасниками, щоб кожен розумів, що відбувається і на якому етапі перебуває дискусія.
Умійте розпізнати невисловлену заклопотаність і допомагайте винести її на поверхню, щоб із нею можна було конструктивно розібратися.
Нагадуйте хранителю мітингу про необхідність детально записувати всі питання, намічені дії та висновки. Разом з іншими учасниками намагайтеся переконатися, що все зафіксовано правильно.

Заохочуйте конфлікти ідей (наприклад, спонукайте людей висловлюватися, що їх непокоїть у зв’язку з тією чи іншою ідеєю), а потім активно керуйте конфліктом, який виникає, так, щоб це було на користь справі та сприяло ухваленню оптимального рішення (наприклад, ось тут усі згодні, а ось це питання потрібно обговорити докладніше). Одразу ж погашайте будь-які негативні особисті випади та закликайте учасників до конструктивного обговорення ідей.
Підтримуйте таку атмосферу, де люди не бояться висловлювати незгоду (наприклад, дякуйте тим, хто ділиться точками зору, відмінними від домінуючих). Заохочуйте дебати.
Швидко припиняйте будь-які форми неповажної поведінки, нагадуючи учасникам про фундаментальні правила проведення нарад і необхідність залишатися на конструктивній хвилі.

Активно залучайте інших учасників висловлювати свої точки зору (наприклад, просіть поділитися своїми думками тих, хто ще не висловився). Помічайте, хто хоче висловитися, і надавайте їм слово.
Щоб не допустити чийогось домінування в дискусії, використовуйте мову тіла (наприклад, м’яким рухом руки вкажіть на те, що настав час цій людині закруглятися) або зауваження, які допомагають ввічливо передати слово далі (наприклад, “дякую вам за це”).
Припиняйте розмови на абстрактні теми, нагадуючи учасникам про цілі наради.

Перевіряйте ступінь досягнення згоди та консенсусу, щоб зрозуміти поточний стан речей, але без потреби не тисніть на інших учасників, змушуючи їх дійти згоди тоді, коли вони ще не готові до цього (якщо тільки не підтискає час).
Будьте готові підбадьорювати учасників, щоб обговорення не топталося на місці, а вело до оптимального рішення.
Знайте, коли слід втручатися в процес і застосовувати владу (наприклад, коли учасники геть розслабляються та починають розмовляти про сторонні речі), і коли слід надавати процесу йти своєю чергою.
Будьте чесним і об’єктивним посередником, не віддаючи переваги жодній з точок зору.
Намагайтеся бути неупередженим. Дайте зрозуміти учасникам, що ваша думка – лише одна з багатьох.

Comments