Правила эффективных совещаний.
- Поймите – и примите – тот факт, что вы, вероятнее всего, не так хорошо проводите совещания, как вам кажется. Факты свидетельствуют о том, что мы с большой вероятностью переоцениваем свои способности, и принятие этой реальности является ключом к самосознанию и самосовершенствованию.
- Учитывая, что мы наверняка переоцениваем свои способности, разберитесь в том, насколько хорошо на самом деле вы руководите митингами. Как другие участники ведут себя на совещании? Имеют ли место посторонние разговоры? Может быть, люди больше смотрят в смартфоны, чем на выступающих?
- Чтобы создать позитивное настроение и позитивный опыт для участников руководитель должен сознательно сделать так, чтобы участники переключились с того, чем они занимались до совещания, на само совещание.
Инструмент митингов в формате фасилитации.
Управление временем
- Следите за временем и эффективно регулируйте темп митинга, принимая во внимание общую повестку дня. Будьте готовы сделать перерыв, если есть необходимость перегруппироваться или если видно, что силы участников на исходе.
- При решении вопросов, которые действительно требуют обстоятельного обсуждения, не спешите. Умейте распознать ситуацию, когда поднятый вопрос имеет смысл перенести на другой митинг.
- Удерживайте дискуссию в русле (например, вовремя замечайте, когда разговор уходит в сторону, и возвращайте его на место).
Активное слушание
- Будьте образцом активного слушания, когда другие выступают (например, старайтесь вникнуть в то, что говорят другие люди). Задавайте правильные вопросы, чтобы лучше понять высказываемые идеи.
- Проясняйте и резюмируйте текущее положение вещей и идеи, предложенные другими участниками, чтобы каждый понимал, что происходит и на каком этапе находится дискуссия.
- Умейте распознать невысказанную озабоченность и помогайте вынести ее на поверхность, чтобы с ней можно было конструктивно разобраться.
- Напоминайте хранители митинга о необходимости подробно записывать все вопросы, намечаемые действия и выводы. Вместе с другими участниками старайтесь убедиться, что все зафиксировано правильно.
Управление конфликтами
- Поощряйте конфликты идей (например, побуждайте людей высказываться, что их беспокоит в связи с той или иной идеей), а затем активно управляйте возникающим конфликтом так, чтобы это было на пользу делу и способствовало принятию оптимального решения (например, вот здесь все согласны, а вот этот вопрос нужно обсудить подробнее). Сразу же погашайте любые негативные личные выпады и призывайте участников к конструктивному обсуждению идей.
- Поддерживайте такую атмосферу, где люди не боятся выражать несогласие (например, благодарите тех, кто делится точками зрения, отличающимися от доминирующих). Поощряйте дебаты.
- Быстро пресекайте любые формы неуважительного поведения, напоминая участникам о фундаментальных правилах проведения совещаний и необходимости оставаться на конструктивной волне.
Обеспечение активного участия
- Активно привлекайте других участников высказывать свои точки зрения (например, просите поделиться своими мыслями тех, кто еще не высказался). Замечайте, кто хочет высказаться, и предоставляйте им слово.
- Чтобы не допустить чьего-либо доминирования в дискуссии, используйте язык тела (например, мягким движением руки укажите на то, что пора этому человеку закругляться) или замечания, по- могающие вежливо передать слово дальше (например, «спасибо вам за это»).
- Пресекайте разговоры на отвлеченные темы, напоминая участникам о целях совещания.
Стремление к консенсусу
- Проверяйте степень достижения согласия и консенсуса, чтобы понять текущее положение вещей, но без нужды не давите на других участников, заставляя их прийти к согласию тогда, когда они еще не готовы к этому (если только не поджимает время).
- Будьте готовы приободрять участников, чтобы обсуждение не топталось на месте, а вело к оптимальному решению.
- Знайте, когда следует вмешиваться в процесс и применять власть (например, когда участники совершенно расслабляются и начинают разговаривать о посторонних вещах) и когда следует предоставлять процессу идти своим чередом.
- Будьте честным и объективным посредником, не отдавая предпочтения никакой из точек зрения. Старайтесь быть беспристрастным. Дайте понять участникам, что ваше мнение – лишь одно из многих.
Comments