«Планировать — это скучно», «Зачем все планировать, если я и так все помню». Такие фразы нередко звучат от людей, которые еще не узнали всех преимуществ планирования.
Планирование – норма любой деятельности, которая необходима для предвидения будущей ситуации и для эффективного достижения цели. Процесс планирования связан с анализом и принятием решений и требует времени и умственных усилий. Время – особый невосполнимый вид ресурсов.
Концептуально можно выделить 2 направления планирования — прямое и обратное.
Прямое планирование
Это определение последовательных шагов действий в направлении цели. Т.е. мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.
Обратное планирование
Процесс идет в обратном направлении — от цели к текущему состоянию.
Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться, и упустить что-то важное из виду, становится намного меньше. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели. При обратном планировании уменьшается неопределенность.
Шаг 1 — Цель
Любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется. Любое действие должно иметь, и скорее всего имеет, какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, здесь тоже есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия это тоже очень даже цели. Цель может быть простой, или разветвленной и состоять из последовательности, или целого дерева целей. Для примера остановимся на простой цели — Подготовить отчет.
Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего нет. Непонятно когда нужно его выполнить и какие требования к отчету.
Шаг 2 — конкретизируйте цель
Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований. Поэтому, цель — подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:
- Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
- Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем.
- Горизонт отчета — 1 месяц, январь этого года.
- Шаг отчета — 1 день.
- В отчете должны быть видны пики продаж и их причины.
- Формат отчета — электронный документ Excel.
Шаг 3 — составьте список событий в обратном порядке
Событие — это результат выполнения задачи. Т. е. фактически, вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т. е. цели, к началу, т. е. тому, где вы находитесь сейчас. Наш пример:
- Отчет принят руководителем.
- Отчет отправлен руководителю.
- Отчет проверен перед отправкой.
- Данные занесены в форму.
- Данные обработаны.
- Данные получены.
- Готова форма отчета.
- Запрос данных отправлен.
- Получены контакты сотрудников для запроса данных.
- Понятно у кого можно получить данные.
- Готов список данных и требований к ним.
Шаг 4 — список задач
Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута. Для этого, проще всего, задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … произошло?». Таким образом, последовательно, шаг за шагом, вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели. Например:
- Спросить у руководителя, принят ли отчет;
- Отправить отчет по электронной почте;
- Проверить отчет перед отправкой;
- Внести данные в форму отчета;
- Подготовить данные для занесения в форму;
- Проконтролировать предоставление данных в установленный срок;
- Подготовить форму отчета;
- Отправить запрос данных ответственным сотрудникам;
- Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты;
- Узнать у Х у кого можно получить данные;
- Подготовить список необходимых данных и требований к ним;
Шаг 5 — проверьте ключевые факторы успеха
Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе, это весьма просто. Смысл в том, чтобы понять — какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д. Кроме того, выполнение некоторых задач из списка, само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму, до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных», является ключевым фактором успеха.