Как выявить проблемы с митингами и как с ними справиться?
Ваша команда в зоне риска?
Проблемы возникают, когда встречи назначают и проводят, не учитывая ущерба коллективного и индивидуального рабочего времени: специалистов просто вынуждают жертвовать делами. По результатам исследования с участием 200 топ-менеджеров из разных областей, только 17% отметили, что в их компании в целом на встречах рабочее время используется продуктивно.
Общая потеря времени. Есть компании, где митинги проводятся нечасто, но неэффективно. Продуктивность командной работы и качество взаимодействия падают из-за пустых встреч. Такую ситуацию отметили 36% руководителей.
Коллективная потеря времени. В некоторых компаниях митинги проводятся на должном уровне, их можно считать рациональными с точки зрения коллективного рабочего времени. Но их назначают слишком много, и часто тогда, когда человек погружен в работу. 23% опрошенных топ-менеджеров отметили, что это их случай.
5 базовых принципов.
- Собрать все данные. Чтобы понять, как митинги влияют на группу, получите отзывы от всех участников. Это поможет оценить масштаб проблемы, узнать, насколько велико неприятие и какой объем работы не выполняется в течение дня из-за встреч.
- Вместе проанализировать информацию.Собраться всей группой, чтобы проанализировать ответы и понять, что эффективно, а что нет. Результаты опроса или интервью надо обсуждать открыто, но без критики и оценок.
- Задать цель, важную для каждого и для группы.Когда из коллективной инициативы проистекает личная польза, это здорово мотивирует. Например, каждую неделю выделять время, когда специалисты могут полностью сосредоточиться на своей задаче в офисе или дома. Это немного разгрузит график и послужит стимулом отлично поработать в это время.
- Установить критерии и отслеживать прогресс. Важно постоянно оценивать и обсуждать конкретные, измеряемые шаги. Маленькие, но реальные успехи становятся поводом для гордости. Маленькие неудачи — повод извлечь уроки и скорректировать действия.
- Регулярно проводите «разбор полетов». Спрашивайте мнение специалистов о прошедших совещаниях и рабочем процессе в целом. Разочарование и недовольство — сигналы, что все возвращается на круги своя. Изменение правил и привычек требует времени: для сохранения импульса нужно постоянно поддерживать контакт и проявлять внимание.