Time management techniques # 6 – Закон Паркинсона

Закон Паркинсона: работа занимает все выделенное на неё время.

Как бороться:

1. Научитесь эстимировать (оценивать) свои активности и задачи.
2. Определите для себя, что такое good enough (допустимое качество работы).
3. Не передвигайте дедлайн.
4. Оставляйте временной промежуток для ad hoc (срочных и внезапных задач).

Согласно исследованию, проведенному в Лейпцигском университете, эмоциональное преимущество хронотипа жаворонка также проявляется в большей удовлетворенности жизнью и снижении уязвимости перед проблемами психического здоровья. Другие исследования показывают, что совы чаще, чем жаворонки, испытывают симптомы депрессии, сезонного аффективного расстройства и злоупотребляют психоактивными веществами.

Почему мы неэффективно используем время?

1. Воодушевление падает с ростом сложности задачи. Если задача сложна, ее невозможно завершить в течение обозримого промежутка времени, и тогда у вас появляется желание отложить ее.
2. Склонность к прокрастинации нарастает, если задачи скучны. Пока вы не закончите дело, оно не будет иметь никакой ценности. Да, конечно, наносить последние детали скучно.
3. Сделано много тяжелой работы, но значимые дела все еще не завершены. Вы с утра планируете свою работу, принимая на себя обязательство сделать некоторый небольшой набор дел, в течении дня все меняется.
4. С приближением срока сдачи работы нарастает напряженность. Работа в овертаймы и в выходные в итоге не дает никакого выигрыша в продуктивности.
5. Ваше мышление медленно переключается между работой и отдыхом. Время теряется в те моменты, когда вы просто уходите на перекус и возвращаетесь с него. Тот промежуток времени, который̆ нужен, чтобы снова вникнуть в задачу, незаметно вносит свой вклад. Это, так называемая, Switch Cost.
6. Ошибки повторяются снова и снова. Чтобы избежать повторения одних и тех же ошибок, в конце каждого дня выполняются три этапа. Запись, обработка и визуализация. Они вместе позволяют каждый день оглядываться назад и служат ключевыми элементами, которые позволяют вам настроить рабочий процесс под себя, что подразумевает ежедневное обучение и самосовершенствование.
7. Усилия, которых требует задача, оказываются недооцененными. Когда мы разбиваем задачу на меньшие части, мы лучше понимаем ее.
8. Недооценивается масштаб задачи. Иногда, по мере работы над задачей, от нее начинают появляться вторичные задачи.
9. Ваш мозг занят другими мыслями. Иногда сфокусироваться на одном деле сложно потому, что у вас все время есть множество других прекрасных идей. Просто запишите их под списком срочных и незапланированных дел, а потом направьте усилия на то дело, которым занимаетесь.
10. В потоке вы забываете о целостной картине. Мозгу нужно время, чтобы упаковать воспоминания, разглядеть закономерности и сделать выводы.
11. Оценки воспринимаются как обещания. Невозможно точно предсказать, сколько времени займет то или иное дело, связанное с исследованиями или проработкой новых идей. Вы можете лишь сделать как можно более точное предположение. Привычка (свойственная вам самим или вашим коллегам) видеть в ваших предположениях обещания порождает излишнюю тревожность.
12. Рабочий процесс не опирается на факты. В течение дня вы измеряете показатели рабочего процесса – метрики; это называется этапом мониторинга. Результаты мониторинга можно использовать в ходе ежедневной ретроспективы, чтобы на следующий̆ день усовершенствовать процесс. Вы сами решаете, что отслеживать, – это зависит от текущеих рабочеих задач.
13. Другие сваливают на вас работу. Когда другие люди перекладывают на вас работу, которой̆ вы не хотите заниматься, она вряд ли доставит вам удовольствие. Противоречие между «должен» и «хочу» известно как кошмарная альтернатива.
14. Перфекционизм превращается в препятствие. Дожидаться, пока вам в голову придет безукоризненное решение задачи, – это просто форма прокрастинации.

Если вы увидели в половине этих пунктов себя – не отчаивайтесь, техники управления временем можно развить, чтобы нивелировать “кошмарные альтернативы”.