Вы овладели навыками планирования и приоритезации, каждый день определяете свою главную задачу и резервируете получасовые промежутки времени на отдых или генерацию идей, но все равно не успеваете делать то, что задумали. Что же делать? Как узнать, где находятся «когнитивные раздражители»? Почему мы не можем фокусироваться на одной задаче долго и эффективно?
Ответ не прост, но понятен – мы люди, у которых есть определенные ограничения на фокус внимания и концентрацию, вызванные биологическими свойствами нашего организма. А теперь об этом подробнее и, главное, как это преодолеть или принять.
Не секрет, что человек склонен к выбору пути наименьшего сопротивления. Мозг, в этом плане – не исключение. Большинство дел, которые мы выполняем каждый день, мы делаем на «автопилоте»: периодическое выполнение понятных и повторяющихся дел (встречи с командой, проведение митингов, общение с заказчиком). В повседневной жизни «автопилот» является средством для разгрузки мозга и лекарством от его переутомления. Это вынужденное свойство организма мы приобрели в ходе эволюции, также как и способность забывать плохое. Однако, когда нам попадается задача, с которой мы раньше не сталкивались, мы выныриваем из зоны комфорта «автопилота» и активируем свои когнитивные способности. В этот момент происходит, так называемая, точка принятия решений.
Если у вас во время отпуска спросить, что вы считает самым главным в жизни или в работе, вы с легкостью ответите на этот вопрос, я уверена. Однако, по возвращению в привычную среду вашего обитания, вы погружаетесь в горы писем и задач с пометкой «Срочно!», рутину будничных событий и активностей. В такой атмосфере вы четко понимаете, что для вас важно, но не уделяете этому внимание, ввиду нехватки времени, желания или ресурсов. Как говорил, Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей», вы занимаетесь срочными делами, но не важными.
Одним из решений проблемы преодоления рутинных дел и выделение времени на, действительно важные для вас, задачи, является максимальное использование точек принятия решений в течение дня. Переключения между задачами, особенно, если у вас есть их список, происходит автоматически: «закончу это, потом митинг, потом приступлю к другой задаче» – примерный сценарий, как ваш мозг рассуждает. Выйти из этой цепочки и подумать, зачем и что вы будете делать следующее – оказывается, очень не просто, но выполнимо.
Существуют несколько способов снизить использование «автопилота»:
- Посмотрите список ваших дел, который вы составили накануне (а вы его составили, раз читаете третью часть цикла статей). Пометьте тремя ярлыками-стикерами (выбор системы визуализации за вами), как «важное», «креативное», «прочее».
- Для «прочих» дел, можете запланировать период времени после обеда, когда ваш мозг находится в «пищеварительной коме». Для «креативных», они самые энергозатратные, можно выделить два часа в первой половине дня, когда мозг еще не утомлен или вам никто не помешает. Это подход очень детально описан в книге Джефа Сандерса «Магия 5 утра».
- Остались «важные» задачи… Для них вы оставляете промежутки времени от 1,5 до 2 часов после или вместо «креативных» (это очень зависит от специфики вашей работы), с обязательным перерывом, для фиксации точек принятия решений.
Следующей проблемой, которая снижает эффективность выполнения задач, является то, что наш организм склонен отвлекаться: на другие предметы, на другие задачи, на собственные мысли. Это свойство является основой нашей прокрастинации.
Способность концентрироваться на задачах развивается, как и любой другой навык – это не является магией. Убрать все, что вас отвлекает, настолько очевидный совет, что он фигурирует чуть ли не в каждой статье и блоге по селф менеджменту. Я, как человек, который до недавнего времени пропагандировал многозадачность, полностью игнорировала советы в данной тематике. Однако после того, как я увидела, реальные результаты фокуса и концентрации на задачах, я испробовала почти все существующие способы борьбы с отвлекающими факторами. Часть из них хорошо работают, но не подходят для open space офисов, часть из них трудно выполнимы. Приведу несколько из них, которыми пользуюсь каждый день и которые можно применять в условиях загруженных офисов.
- Отключите на компьютере уведомления электронной почты и чатов. Если вы работаете над важной или креативной задачей, вы все равно используете отрезки времени до 45 минут до 1 часа. Если что-то срочное случится – вам позвонят, а в перерывах между блоками выполнения вы сможете самостоятельно взглянуть на свою почту и решить, что вам делать, используя точки принятия решений.
- Уберите со стола и со стен, которые вас окружают, яркие предметы. После того, как мозг чувствует, что он утомляется – вы, неосознанно, начинаете искать предметы, на которых можно сфокусировать внимание.
- Прослушивание музыки на работе, однозначно, позитивно влияет на работоспособность и концентрацию внимания. Это же и является средством борьбы с офисным шумом. Здесь важно, чтобы музыка вас не отвлекала, а звучала в фоне, потому что если вы пытаетесь понять смысл песни, то такая музыка будет отвлекающим фактором.
Существует несколько причин, которые приводят к умственному утомлению от отвлекающих факторов:
- Быстрое переключение между задачами
- Налаживание связей и «светские» беседы для установления контактов
- Деловые звонки и визиты к незнакомым людям
- Выявление ошибок в работе других и их исправление
- Планирование и согласование будущих планов
Избежать этих активностей почти невозможно, чем выше ваша позиция, тем больше факторов, которые вас отвлекают. Избегать полностью таких занятий необязательно. Человек – не робот, и работать на пике активности весь день не способен. К счастью, если стратегически спланировать порядок выполнения задач, ваш мозг способен творить чудеса.
Чтобы подвести итог подхода двух эффективных часов, приведу несколько советов по использованию времени и планировании дня.
- Каждый день, при планировании будущего дня, старайтесь вложить «самые важные» или «креативные» задачи в два часа.
- Определяйте точки принятия решений, старайтесь снизить эффект «автопилота». Моменты «озарения» трудно предсказать – это вам скажет любой из представителей творческих профессий. Однако, когда вы настроите систему двух эффективных часов, вы увидите закономерность, когда креатив вам открывается.
- Управляйте своим временем: делите задачи на типы и выбирайте подходящее время для их выполнения. Важные и креативные, пока вы не устали, прочие и рутинные в течение дня с перерывами.
- Уберите отвлекающие факторы. Если это сделать совсем невозможно, сделайте это, пока используете два самых эффективных своих часа.
Более детально о традиционном подходе двух эффективных часов и стратегиях повышения производительности и эффективности выполнения задач, можно прочитать в книге Джоша Девиса «Успеть за 120 минут».