На своём личном опыте я испробовала почти все классические методы и стратегии тайм менеджмента, результат, конечно был, но качество жизни страдало. Количество задач все увеличивалось и стандартные методики не спасали, потому что в сутках ограниченное число времени.
А потом, я познакомилась с Кевином Крузом и его колоссальным исследованием по изучению привычек успешных людей: миллиардеров, олимпийских чемпионов и предпринимателей.
«Ключ к действительно эффективному управлению временем и продуктивностью кроется не в техниках и тактиках, а в изменении мышления. Не нужно пытаться следовать советам и пытаться подстроиться под чью-то методику – надо измениться самому!» – одна из его любимых цитат.
Успешные люди относятся ко времени по-другому, не как среднестатистический человек. Они не составляют to-do листов и не планируют заниматься спортом с понедельника. Время наш общий наименьший знаменатель. У нас в сутках 1440 минут. Да, конечно, вы скажете, что время для вас важно, вы же читаете эту статью, но живете ли вы по этому принципу? Давайте посмотрим, где же нам найти это время и как нам следует думать, чтобы успевать делать то, что для нас важно.
Проблема № 1: Есть минутка? – этот вопрос, я думаю, вы получаете десяток раз в день. Конечно, минутой не заканчивалось ни одно обсуждение, и вы теряли до 10 минут времени, а иногда и больше. Десяток таких минуток и вы потеряли полтора часа!
Решение: Как я боролась с «ворами» времени, в основном, это мои интерны… Когда они подходили ко мне с вопросом я спрашивала, смогут ли они вложиться в одну минуту, если смогут – тогда мы обсуждали тот вопрос, который их заинтересовал, если нет, тогда назначали митинг. Через какое-то время, когда люди приходили ко мне, видели этот плакат и говорили: «Знаешь, а это подождёт до понедельника до митинга!»
Определение самой важной задачи (Most Important Task)
Исследования, проведённые американскими психологами, совместно с Терезой Хофф Макан, новатором в сфере управления временем, говорят о том, что помимо повышения продуктивности, наличие ежедневной самой важной задачи позволяет повысить уровень энергии и счастья от ее реализации. Ваша цель должна быть конкретной и измеримой. Например, «сбросить лишний вес», должно трансформироваться в «сбросить 2 кг в неделю».
«Если вы хотите создавать отличные программные продукты, вы должны тратить на это не менее 50% своего рабочего времени. Не отвлекаться на разные рода выступления и встречи, если только они не обещают вам принести конкретное преимущество» – Стив Возняк.
А теперь, давайте посмотрим, где взять это время. У большинства людей пиковые активности происходят в первые два часа после того, как вы окончательно проснулись, я заметьте не настаиваю, что это должно быть 6 утра! Об этом можно почитать в Natural Science Review британской ассоциации психологов и психотерапевтов, которые проводили данное исследование в течение 30-ти лет. Одна из самых печальных ошибок управления временем состоит в том, что мы тратим два самых продуктивных часа в течение дня на вещи, которые не требуют больших когнитивных усилий, например, проверка электронной почты, Facebook и другие социальные сети, Youtube и прочее.
Проблема № 2: Почему мы так поступаем? Потому что наше сознание получает удовольствие от выполнения задач, поэтому мы с лёгкостью выбираем задачи, которые не требуют серьёзных усилий и к 11:00 мы сделали 50 штук и говорим себе: «Какой я молодец!»
Решение: Выделите утро на работу с приоритетной задачей, задачей номер один – та, которая важна для вас по разным причинам: self-improvement, профессионального challenge, research нового фреймворка и т.д. Занимайтесь этим пока остальной мир спит, не отвлекайтесь на почту, смс и посторонние дела. Начните с креативной работы, всю реактивную оставляйте на потом!
Проблема № 3: Начните делать! 
Как вы думаете, Билл Гейтс составляет to-do листы? Ранжирует их по приоритетам? Потом заглядывает в блокнот и спрашивает себя: «А чтобы мне сделать дальше?». Я вас уверяю – это не так. Списки дел чаще всего напоминают списки пожеланий, вопросы, которые нужно решить без четкого плана. Основными недостатками являются отсутствие длительности задачи и срочности, а также появление стресса, когда мы анализируем количество этих задач.
Решение: Успешные люди составляют не списки, они составляют ежедневные планы дел. Если вы хотите, чтобы что-то было сделано – запланируйте это на конкретное время. Используйте это не только для запланированных встреч, но и для проверки почты, тренировок, ланча и т.д. Планируйте важные активности в первой половине дня. Как бы не планировали, у нас неизбежно будут возникать непредвиденные дела во второй половине дня – это жизнь. Не отменяйте дела, а переносите!
Джефф Вейнер, глава LinkedIn, в своём блоге написал, что он обязательно включает в свой ежедневный план блоки буферного времени, примерно 30 минут в день – перерывы, где вы можете обдумать свои идеи или просто переключиться, или встретится за ланчем с другом, которого давно не видел.
Проблема № 4: Как освободить свой мозг? 
Ещё в 2006 году на одном интервью у Ричарда Брэнсона спросили, какие вещи он всегда берет с собой в путешествие. Он ответил, что самая важная вещь, которую он всегда носит с собой – это маленькая записная книжка, которая помещается в кармане. Что он бы никогда не построил Virgin Group без этого маленького блокнота.
Решение: Если у вас появляется идея – запишите ее, завтра вы можете о ней не вспомнить. Когда-то, тому же Ричарду Брэнсону пришла в голову новая бизнес-модель и у него не оказалось блокнота, и он набросал ее знаете, где? В паспорте. Что вы выберете, блокнот Moleskine или систему планирования, как Bullet Journal не важно, главное, чтобы блокнот для идей был всегда под рукой.
Проблема № 5: Одно короткое слово…Или как научиться говорить «Нет»?
Здесь я не буду много говорить, просто приведу несколько цитат.
«Фокусироваться – значит говорить «нет» – Стив Джобс
«Разница между успешными и очень успешными людьми состоит в том, что очень успешные люди почти всегда говорят «нет» – Уоррен Баффет
Решение: Смотрите, каждое «Да», это «Нет» чему-то другому. Соглашаясь делать то, что вам неинтересно и бесперспективно – вы отдаляетесь от более значимых и полезных дел.
В качестве заключения можно выделить несколько hints о том, как сделать вашу систему тайм менеджмента структурной и продуктивной.
- Записывайте идеи. Это может быть рукописное или печатное, если вы пользуетесь электронным планировщиком. Не пытайтесь все держать в голове! Это привычка повысит
вашу эффективность, потому что вы перестанете забывать важные вещи. - Используйте календарь – планировщик. Не используйте список дел. Помните про самую важную задачу на этот день и распланируйте время. Используйте темы дня, как я, например: среда – день написания тренингов. Благодаря этому вы тратите 20% усилий и получаете 80% результата.
- Будьте сконцентрированы. Действуйте проактивно, не реагируйте на внешние стимулы и фразу «Есть ли минутка?» Помните, что за переключение и отрыв от выполняемой задачи вы платите Switch Cost – потерю концентрации внимания на 15-20 минут и погружение обратно в эту же тематику.
Эта система была со мной в течение последнего года и позволила мне повысить процент выполняемости дел и задач до 89%. Однако, у этой системы тоже есть недостатки, например, не всегда у вас есть вдохновение утром делать креативную работу или не все дела можно перенести без ущерба себе или другим, а также ряд других. Сейчас я развиваю в себе новую систему тайм менеджмента, о которой напишу в моей следующей статье.