Time management – это мой main skill…Я ложусь и просыпаюсь с мыслью, как все успеть. Какое-то время я откладывала написание этой статьи, о том, что всем известно – писать не хотелось, а более эффективные методики – требуют глубоких трансформаций понимания своего времени. Однако потом я проанализировала, как я пришла к этому пониманию для себя, и поняла, что без прохождения через все этапы time management – не будет результата.
Базовыми основами управления временем являются планирование и приоритезация, некоторые авторы добавляют в этот список многозадачность, которой я посвящу отдельный пост.
Начинала я так… Как и все люди, которые склонны думать, что существует какая-то уникальная система или тайные техники, которые позволят мне значительно увеличить продуктивность и добавить несколько лишних часов. Эффективные, а это – правильно спланированные и организованные, а также приоритезированные задачи, позволят мне достичь этой цели – переделать ВСЕ дела и уделить время ВСЕМУ, что для меня важно.
Что же нам предлагают классические методики time management.
ToDo lists
Классический подход: запишите все свои дела и следите за их выполнением. Количество «галочек» в выполненных делах, позволяет чувствовать себя успешными. Кто-то делает это по старинке на бумажке или блокноте, кто-то пользуется современными технологиями. Существует огромное множество приложений как desktop, так и мобильных, которые позволяют это сделать. От достаточно простых и бесплатных, как Wunderlist, который в ближайшее время заменит новый сервис от Microsoft To-Do, до более тяжеловесных и уже частично не бесплатных, как Trello или Asana .
В чем недостатки ToDo lists:
- не различаются задачи, которые требуют выполнения нескольких минут, а которые требуют многочасовой работы. Вы смотрите и думаете, а чем бы мне заняться теперь и подсознательно выбираете самое легкое и быстрое.
- списки дел поощряют вас заниматься срочными, а не важными вопросами, я например, столкнулась с тем, что «сделать детский альбом» у меня висит в списке задач второй год.
50% пунктов из списка дел выполняются в течении одного дня, так говорит нам The Busy Person Guide.
- списки вызывают ненужный стресс. Конечно, составление списка дела помогает нам систематизировать и запомнить, но перечень невыполненных задач служит нам напоминанием о том, как много нам нужно сделать и как мало мы продвинулись в выполнении.
Это называется эффектом Зейгарник – психологический эффект, когда незавершенные дела запоминаются лучше, чем завершенные и могут вызвать навязчивые и неконтролируемые мысли.
Теперь поговорим о приоритезации…Классическим подходом к приоритезации является матрица Эйзенхауэра. Эта известная матрица состоит из четырех квадрантов (важно, срочно, не важно и не срочно). Как правильно делить свои задачи или дела? Есть несколько критериев, согласно которым можно легко разделить весь список своих дел.
- Для первого квадранта Важно и Срочно, вам просто необходимо ответить на вопрос: Отдалит ли вас, невыполнение этого дела от достижения ваших долгосрочных целей и планов? Примером могут быть упущенные шансы на повышение или на открытие своего дела. Если ответ утвердительный, тогда эта задача из этого квадранта. Или же: Повлияет ли невыполнение этого дела на ваше физиологическое состояние?
Для второго квадранта Важно и Не срочно, вам необходимо придерживаться утверждения: Если вы не уделите внимания этим делам, могут ли они перекочевать в квадрант Важные и Срочные? Основная цель – не допустить этого. Примером может быть работа, выполненная досрочно, но неокончательно проверенная.- Для третьего квадранта Не срочно и Важно, вам необходимо для себя ответить на два вопроса: Насколько это сэкономит вам ресурсы, если вы сделаете это дело? или Насколько это поможет приблизить вас к вашим целям? Примерами могут быть скидки в магазине или перспективы сотрудничества.
- Для четвертого квадранта Не срочно и Не важно, задачи можно разделить на дела, связанные с вашим комфортом и развлечения. Различные покупки, встречи с друзьями и прочее.
Для того, чтобы правильно построить матрицу Эйзенхауэра, для списка дел порядка 20 штук – вам потребуется 20 минут времени и это каждый день.
В чем недостатки матрицы Эйзенхауэра:
- ваша матрица и матрица вашего руководителя, что он от вас ожидает, может отличатся и даже существенно.
- это инструмент ежедневного планирования и его трудно использовать для долгосрочных планов и целей.
- для некоторых задач трудно однозначно выбрать квадрант.
Следование любой из перечисленных техник тайм менеджмента заставляет нас перестраиваться: быть самодисциплинированными (для планирования и составления to-do листов) и дальновидными (при приоритезации). При этом теряется гибкость нашего графика, при отсутствии которой, очень легко почувствовать себя «галочковым маньяком», когда мы получаем удовольствие не от качественной и своевременно выполненной работы, а от того, что мы заполнили «галочками» весь список, неважно при этом, как мы эту работу сделали.